Bien manager à distance : les 10 commandements 

Allez, hop, faut ranger les bermudas et la crème solaire ! Ta valise est prête ? T’as rien oublié ? Fini le bon temps des vacances ! Retour au bureau ? Non ? Ah, ta boîte est en mode télétravail renforcé… Intéressant ! Tu stresses un peu de manager ton équipe à distance ? OK, je vois ! On se détend, monsieur le manager, voici tes petits conseils pour t’aider à reprendre avec le sourire. On respire, on lit et on s’adapte… ça va le faire. C’est quiiii le patrooon ? C’est toi !

Manager à l’ère du télétravail : soyez jazzy !

Le management est en crise. Les évolutions récentes de l’organisation et des attentes concernant le travail l’ont démontré. Pourquoi ? Les spécialistes le répètent : le monde du travail et l’entreprise ont changé. Il faut donc s’adapter et surfer sur la vague des transformations futures. Le management n’y échappe pas…

Car si le management d’autrefois, vertical et hiérarchique, était cohérent pour les enjeux de l’ère industrielle, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Nous sommes loin de l’époque du travail à la chaîne… En effet, le Taylorisme/Fordisme s’appuyait sur une surveillance des performances de l’ouvrier et une course à la productivité en associant innovations technologiques et travail standardisé… Ces critères ne sont plus déterminants à l’heure actuelle. Tout comme l’entreprise a évolué avec les transformations technologiques, le management est, lui aussi, en pleine mutation. Et le succès du télétravail, de la révolution digitale, accélère cette transformation.

Certains chefs d’entreprise l’ont bien compris. Dans son livre La règle ? Pas de règles ! Netflix et la culture de la réinvention, Reed Hastings, ex-CEO de Netflix, déclare : "Même avant Netflix, je n'ai jamais cru que la valeur du travail créatif pouvait se mesurer en temps (…) vestige d'une ère industrielle, à l'époque où les employés se chargeaient principalement de tâches aujourd'hui réalisées par des machines. Aujourd'hui, à l'ère de l'information, ce qui importe ce sont nos réussites, pas le nombre d'heures abattues (…) »

Pour Hastings, si hier, l'entreprise était un orchestre avec un chef menant à la baguette des musiciens suivant consciencieusement leurs partitions, aujourd’hui, ce serait un groupe de jazz, avec les meilleurs artistes capables d’improviser tout en travaillant ensemble. Ainsi, chez Netflix, pas d’entreprise pyramidale avec le chef au sommet ! Ici, l’organisation est horizontale.

Erin Meyer, professeure à l'Insead et coauteur avec Reed Hastings, précise : « On a changé de monde et les méthodes de management n'en tiennent pas compte. » Par conséquent, le micromanagement avec sa surveillance de la productivité horaire des salariés et l’importance accordée au présentiel doivent être renvoyés dans le passé.

Quel rôle pour le manager à distance ?

Le manager reste toujours celui qui dirige et conduit son équipe, mais sa place n’est plus dans la posture du chef, du grand manitou, qui décide de tout et contrôle tout. Fini l’utilisation des classiques différents types de managements avec lesquels le manager jonglait : directif, persuasif, délégatif et participatif (1).

Le travail à distance réclame un management basé sur la confiance, fonctionnant par objectifs,  bienveillant et responsabilisant… Le management par objectifs, connu depuis les années 50, associé au management bienveillant, constitue une source d’inspiration pour réinventer le management.

Ici, le rôle du manager à distance est celui d’un accompagnateur au service de ses équipes. Il va aider à accoucher les esprits en mode socratique… Il prend alors le rôle du maïeuticien, du coach, capable d’aider ses collaborateurs à sortir le meilleur d’eux-mêmes.

En accordant sa confiance, son assistance, il se positionne au centre de l’équipe, mais pas au-dessus. Il aide à définir les objectifs de chacun, il suggère les missions, il motive lors des sessions de brainstormings ou d’échanges…

Il est le recours, le repère, la boussole lorsque l’équipe perd son esprit collectif ou ses objectifs. En télétravail, adopter ce management d’accompagnement bienveillant semble une évidence.

Alors, comment réussir cette noble tâche ? En suivant ces 10 commandements...

1. Confiance en ton équipe tu feras, confiance tu gagneras

C’est incontournable ! Non seulement vous devez avoir confiance en vos collaborateurs, mais aussi gagner leur confiance… Car si vous êtes persuadé, qu’en télétravail, ils vont procrastiner sur le canapé devant Netflix… Vous ne tiendrez jamais ! N’oubliez pas : vous ne pourrez jamais tout contrôler, surtout à distance. Donc, évitez le climat de méfiance. Car, si vous doutez d’eux, comment pensez-vous qu’ils travailleront ? A contrario, si vous leur faites confiance, il est probable qu’ils chercheront à la mériter…

Alors lâchez du lest, lâchez prise et plutôt que de contrôler à tout va : soyez confiant par défaut. Sachez déléguer les tâches et montrer l’exemple : confiez à chacun des missions qui montrent combien vous croyez en eux. Vous avez tout à y gagner : vous serez beaucoup plus zen, moins stressé. Et votre équipe y gagnera aussi en autonomie et en responsabilisation…

En mode télétravail, fixez-vous surtout sur les objectifs : vérifiez les résultats, les réussites et ne vous focalisez pas sur le comment. On désigne cela comme le management par objectifs.

2. Les outils, tu fourniras

Un ordinateur et une bonne connexion à internet, est-ce suffisant ? Pas forcément. Plusieurs options doivent être tranchées : fournissez-vous tout le matériel ? Ou laissez-vous vos équipes utiliser leur propre matériel ? Attention, en matière de cybersécurité, ce n’est pas la même organisation : consultez vos experts pour décider au mieux.

Ensuite, vous avez besoin d’autres outils pour :

- avoir des conversations de groupe ou des conversations en duo

- faire circuler les informations importantes en mode asynchrone comme les mails…

- transférer immédiatement des documents de travail

- et bien sûr, faire des visios.

Nous connaissons tous, depuis le confinement, ces logiciels qui permettent de travailler à distance. En voici quelques-uns : la messagerie Slack, l’outil visio Zoom ou Skype. Partager/transférer des fichiers via Google Drive ou Dropbox. Et bien entendu Microsoft teams qui permet de faire plusieurs de ces choses à la fois. C’est l’entreprise ou le manager qui prendront la décision d’utiliser un outil en particulier. Charge à lui de montrer l’exemple ensuite pour son utilisation et d’écouter les retours des collaborateurs

Définissez ensuite ensemble les règles de fonctionnement : délais pour répondre aux mails ou aux messages, rythme des visios, mise en place de l’agenda commun et des rendez-vous en présentiel ou distanciel. Bien entendu, n’hésitez pas à demander régulièrement à votre équipe leurs besoins ou leurs difficultés concernant l’utilisation de ces outils.

3. Disponible, tu te rendras

En mode télétravail, le manager est le rouage central de l’équipe, le coach ou l’accompagnateur. Ne soyez donc pas surpris si vos collègues ont besoin de vous joindre facilement. Alors, ayez l’air abordable ! Que personne ne craigne de vous solliciter en cas de besoin. Ne découragez pas vos équipes avec des phrases du type « je bosse, trop occupé, trop de boulot, pas le temps… », etc. Première étape : planifiez !

Dans votre planning, réservez du temps pour échanger en groupe ou en tête à tête avec vos collaborateurs. Par exemple, chaque semaine, une visio de groupe pour relancer les objectifs, faire le point et partager les missions de chacun ou leurs questions… Essentiel !

Gardez aussi du temps pour avoir des échanges en duo. Cela permet d’aborder des sujets que l’on ne peut ou veut aborder avec les autres.

Deuxième étape : acceptez l’imprévu ! Un collègue a besoin de vous parler immédiatement ? OK, voyez si vous pouvez être disponible ou sinon donnez-lui une heure dans la journée. (Même 5/10 minutes peuvent parfois suffire pour débloquer un problème). Et pour éviter les abus, donnez des horaires où vous êtes injoignable. En retour, vos collègues sauront être disponibles pour vous dans la mesure du raisonnable.

4. À l’écoute, tu t’engageras

Être disponible, c’est bien… Mais encore faut-il savoir écouter !

Ici, en télétravail, c’est indispensable. Tout le monde n’a pas le sens de l’écoute : cette capacité à laisser l’autre parler sans l’interrompre ou lui imposer une solution rapide… Parfois, vous n’aurez pas besoin de trouver une réponse au problème de vos équipes, mais plutôt les encourager à en trouver une. Une bonne séance collective de brainstorming est parfois plus satisfaisante que si vous apportiez une solution toute faite… Pensez-y !

En cultivant la confiance en vos collaborateurs pour trouver des solutions, vous les rendez autonomes et plus responsables. Un vrai gain de temps pour la suite.

De même, soyez vraiment présent dans les échanges avec vos équipes. Ne travaillez pas sur autre chose en même temps, vous risqueriez de rater un détail important.

Répondez à tous les messages et n’hésitez pas à interroger chacun sur leurs besoins, leurs difficultés. Parfois, parler en visio est moins efficace qu’en présentiel : n’hésitez pas à appeler par téléphone ou à proposer un rendez-vous en personne.

Et surveillez bien les signes d’isolement. Être à l’écoute, c’est aussi repérer des signaux physiques et corporels, la communication non verbale non exprimée par la voix. Parfois, certains n’osent pas dire leur mal-être, mais ça se voit.

5. Être clair et bon communicant, tu seras

Le manager d’une équipe est souvent vu comme un chef d’orchestre. Celui qui fait converger les efforts séparés d’individus en vue d’obtenir un résultat collectif harmonieux. Problème : plus l’équipe est nombreuse, plus il est difficile de tout maîtriser, de tout surveiller. En mode distanciel, c’est encore plus vrai ! Il faut donc accepter de ne pouvoir tout contrôler et modifier ses habitudes… Communiquer efficacement devient alors la pierre d’angle de votre travail d’équipe.

Vos collaborateurs ne sont plus près de vous ou à proximité, Il faut donc se donner des moyens de vous parler, d’échanger, d’informer plus efficaces encore. Mais attention : si vous communiquez trop, vous les étouffez… Et si vous communiquez peu, ils communiqueront peu aussi…

Pourquoi ?

En communiquant trop, vous donnez l’impression de ne faire confiance à personne. En communiquant trop peu, vous laissez penser qu’ils sont isolés et livrés à eux-mêmes ou que vous êtes indisponible. Alors, à vous de trouver le juste milieu et d’évaluer les moments pertinents pour communiquer :

- pour démarrer la semaine ?

- pour entamer la journée ? Pour la clôturer ?

- pour remotiver les troupes en milieu de semaine ?

- avec l’équipe entière ou en 1 to 1 ?

Proposez et laissez votre équipe vous faire un retour ensuite. Pensez également au type de communication à utiliser : visio, appel téléphonique, message, texto, mail. Privilégiez la communication par téléphone pour des instants brefs, le Visio pour des moments nécessitant de la pédagogie et utilisez l’écrit pour tout ce qui doit être retenu.

Attention à l’écrit : les émotions ne se devinent pas et l’on risque des erreurs d’interprétation… Ainsi, faites en sorte d'être le plus clair possible et évitez toute formulation ambiguë ou amenant le doute. Si vous n’êtes pas clair sur vos attendus, alors votre équipe va vite perdre pied et c’est là que les bugs arrivent. Soyez transparent : précisez vos objectifs pour chacun, qu’ils soient individuels ou collectifs.

Profitez des visios pour partager vos ambitions et n’hésitez pas à créer des points d’étapes pour échanger sur l’avancée des missions. Votre but ? Savoir si tout va bien et si votre aide ne serait pas la bienvenue. Si votre mission est de les responsabiliser pour les rendre le plus autonomes possible, votre recul et vos remarques sont le filet de sécurité qui leur permet d’oser… Et tout cela passe par une bonne communication !

Souvenez-vous : derrière vos conversations virtuelles, ce sont des êtres humains avec leurs forces et leurs faiblesses… Il y aura forcément des erreurs et des maladresses, mais c’est justement tout le sens de votre présence, de votre soutien.

Point crucial : faites des feedbacks régulièrement !

Tout le monde a besoin d’un retour sur son travail, d’un moment d’échange pour savoir si l’on va dans la bonne direction, si l’on doit corriger ou tout simplement entendre que l’on a bien travaillé. Soyez donc attentif à apporter des remarques justes et positives sur le travail de vos collaborateurs.

Vous pouvez dans un premier temps laisser parler votre collaborateur en premier et évoquer ses difficultés ou ses questions, ses analyses puis intervenir pour compléter ou confirmer. Mais en ayant de nombreuses personnes à vos côtés, vous devrez jongler pour trouver le ton juste avec chacun…

6. T’adapter, tu tâcheras

Il n’y a pas deux télétravailleurs qui se ressemblent ! Chaque personne fonctionne différemment. Difficile donc d’imposer une méthode unique sans y intégrer un peu de souplesse. Selon les contraintes de vie de vos collaborateurs, leur lieu de travail… ce n’est pas la même ambiance. Travailler dans un petit appartement ou dans une maison lumineuse et aérée avec jardin, ce n'est pas pareil !

Il faut donc bien cibler vos équipes !

Manager à distance, un collaborateur que l’on connaît mal peut donc demander de passer un peu plus de temps en visio ou au téléphone pour cerner ses besoins, son profil, son fonctionnement. Essayez différentes choses et selon les retours, voyez ce qui convient à chacun. Adaptez-vous à eux : proposez-leur une organisation commune, mais accordez aussi l’indépendance dont certains ont besoin.

7. Bienveillant, tu rayonneras

Montrez l’exemple pour créer une ambiance sereine et apaisée. Incarnez l’esprit et les valeurs que vous souhaitez voir adopter par tous. Être positif, poli, empathique… Vous appréciez cela ? OK, alors ça commence par vous. « Bonjour, merci, s’il te plaît » … Voici des formules magiques à ne jamais oublier ! Au plus vous respectez votre équipe, au plus vous aurez droit à leur respect.

Et si, en plus, vous affichez un sourire sur votre visage, alors tout le monde y gagne. C’est fou comme un sourire peut décrisper ou désarmer les gens en face de vous. Oui, je sais : pas toujours facile de sourire lorsqu’on est de mauvais poil. Pas simple de se mettre à la place de l’autre lorsqu’on a des soucis à la maison. Pas évident de rester positif quand on accumule des maladresses ou de la malchance. C’est vrai, vous n’êtes pas une machine… et votre équipe non plus !

Bien sûr, parfois on a envie de remonter les bretelles à certains, mais restez maître de vos émotions. Voyez avec la personne concernée pour trouver ensemble comment corriger le tir sans vous défouler sur lui. Restez bienveillant et positif ! En vous connectant ensemble, en vous soutenant, vous dépasserez vos difficultés.

8.  A Humaniser la distance, tu t’emploieras

Il faut éviter de devenir des simples exécutants à distance, chacun dans son coin. Donc, soyez vigilant à ne pas disparaître derrière la distance. Lors des visios, insistez pour que les caméras soient ouvertes, afin que chacun puisse se voir.

Cultivez le lien social que ce soit en distanciel ou en présentiel. Le distanciel éloignant la chaleur humaine imposez des rencontres sans écran interposé, tous ensemble en présentiel (au moins une fois par mois). Marquez le coup par des évents, des fêtes, des événements collectifs pour les moments importants de l’entreprise : un contrat obtenu, le lancement d’un produit, une mission réussie, etc. 

Bref, évitez la routine qui endort et dissout l'esprit collectif derrière les cliquetis des touches du clavier.

9. Valoriser le travail, tu n’oublieras pas

Privilégiez la culture de l'effort et valorisez ceux qui l’adoptent. Vos collaborateurs ont besoin de sentir que leurs efforts sont appréciés à leur juste valeur… Il ne suffit pas de dire ce qui est mal fait ou ce qui reste à faire… Il faut aussi féliciter les avancées, les bons résultats.

Valorisez vos équipes ! Ainsi, en donnant le sentiment que l’on avance, on motive les troupes. Si vous ne faites que critiquer, ça plombe le moral, ça démotive. Si vous faites des remarques, pensez positif… Chaque critique doit être assortie d’une remarque pour sortir par le haut dans la discussion. Ne laissez pas vos collaborateurs sur un sentiment d’échec. Cultivez cet état d’esprit lors des feedbacks, qu’ils soient faits en groupe en en duo.

Interrogez régulièrement les salariés sur leurs besoins, leurs ressentis… Et remerciez-les ! Un simple merci peut parfois faire des miracles. Un petit mot pour son anniversaire ou lors d’un événement important pour eux… On peut même envisager de fêter une victoire de l’équipe. Une bonne occasion pour se voir en présentiel et entretenir l’esprit d’équipe, sa cohésion.

10. Le bien-être, tu chercheras

‍Un collaborateur bien dans sa peau est un collaborateur productif… Peu importe qu’il soit au bureau ou chez lui. Le bien-être de l’équipe est donc crucial. Le manager va l’entretenir et vérifier à distance que son équipe ne se sente pas isolée ou perdue. Interrogez vos collaborateurs lors de vos échanges avec Visio ou par téléphone. Une fois vos réunions régulières instaurées en groupe en duo, n’hésitez pas à leur demander quelles améliorations apporter à l’organisation.

Instaurez des temps de pause virtuels ! Faire des pauses dans sa journée, tout le monde y a droit ! (Et vous aussi d’ailleurs…). Ça ne remplacera pas la machine à café du bureau, mais ça permet de trouver un rituel apaisant qui coupe un peu du boulot et redonne l’inspiration.

N'oubliez pas de vérifier si tout va bien… Soutenir le moral des troupes fait partie du job ! Sont-ils en forme ou stressés ? Fatigués ? Sous pression ? Se sentent-ils isolés ? comment y remédier, etc.

Vérifiez aussi si les conditions de travail sont correctes : luminosité, position devant l’ordinateur, siège, etc. Un petit rappel sur le droit à la déconnexion ? On se met tous d’accord sur les mails du soir ou du week-end : on ne demande pas à l’équipe d’être disponible 24/24, 7 jours sur 7…

On rappelle ses attentes et l’on se fixe un code de bonne conduite à tenir pour ne pas polluer les autres… Vous y compris. Tout s’arrête le vendredi soir jusqu’au lundi… (sauf urgence bien entendu) Et cela marche aussi pour vous, prenez le temps de vous ressourcer.

Toutes les bonnes pratiques viendront de votre faculté d’adaptation et d’écoute lors de réflexions avec vos équipes. Car chaque équipe aura sa façon de fonctionner et il est délicat d’imposer ici des pratiques qui ne correspondront pas à tous. Mais l’écoute, la disponibilité, la bienveillance, l’adaptabilité… Toutes ces valeurs méritent de vous inspirer et vous seront fort utiles pour prendre les bonnes décisions.

Sources :
1. https://www.eotim.com/Cabinet-de-recrutement-informatique-et-IT-à-Paris-et-Caen/quelles-sont-les-qualites-dune-bonne-manager-1634632103993.html