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Depuis plus d’un an, les entreprises ont expérimenté le télétravail. Les managers ont dû s’adapter rapidement à ce nouveau mode de travail à distance. En effet on ne s’occupe pas d’une équipe où tous les membres sont chez eux comme on s’occupe d’une équipe présente à nos côtés. De cette nouvelle organisation est née un nouveau mode de management : le management à distance.
Le management à distance signifie manager une équipe qui télétravaille depuis un autre lieu que les bureaux de l’entreprise. Dans cette organisation, un élément est crucial au bon fonctionnement de l'équipe et au maintien des performances : la communication.
Pourquoi la communication est-elle importante dans le management à distance ?
Diffuser les bonnes informations
Les membres de l'équipe étant éloignés, ils doivent tous disposer des mêmes informations au même moment et avoir en tête les objectifs et temps forts de la période. Les informations doivent être suffisamment claires pour que vos collaborateurs puissent progresser sans problème et éviter les confusions, malentendus et leurs conséquences. Cela évitera également que certains se sentent écartés du reste de l'équipe.
Garder le lien en télétravaillant
Une communication qualitative et régulière entre les membres de votre équipe permettra de garder les liens qui vous unissaient. Il est essentiel que vos collaborateurs sentent qu’ils appartiennent à un groupe et à une entreprise. Cela évitera que vos Talents vous quittent en cours de route. Pour l’arrivée des nouveaux collaborateurs, il est important de mettre en place dès le début une stratégie d’onboarding à distance.
Capter la détresse
Une bonne communication vous permettra de repérer au plus vite les membres fragiles de votre équipe. Eh oui, tout le monde n’est pas fait pour travailler à distance et certains auront besoin d’un soutien supplémentaire pour maintenir le cap. Le bien-être de vos collaborateurs est primordial pour le bon fonctionnement de votre équipe mais aussi de toute l’entreprise.
Comment mettre en place une bonne communication ?
Utiliser des outils de communication adaptés
Il existe différents outils pour travailler de manière collaborative et communiquer facilement. Pour n’en citer que quelques-uns : Slack, Microsoft Teams, Trello, Google Drive, Zoom. Ces outils vous permettront par exemple de créer des agendas de groupe, des documents partagés, des canaux de communication de groupe et de lancer des réunions en Visio. A vous de trouver ceux qui conviennent le mieux à votre équipe.
Notre conseil :
Pour être efficace, évitez de multiplier les moyens de communication et faites en sorte que toute l'équipe utilise les mêmes outils. Il est aussi indispensable d’accompagner et de former vos collaborateurs à ces nouveaux outils.
Instaurer une nouvelle routine
Mettez en place de nouvelles habitudes qui permettront de mieux communiquer :
- Des réunions hebdomadaires, voire même journalières, en Visio peuvent aider à garder le même cap.
- Un mail récapitulatif en début ou en fin de semaine à envoyer à votre équipe.
- Des canaux de communication dédiés à différents groupes ou à des sujets spécifiques éviteront que les informations ne se perdent.
- Des points individuels permettront d’avancer sur des sujets bien spécifiques mais aussi d’aborder les difficultés de chacun.
- Des petites animations et moments de détente sont recommandés pour garder l’esprit d'équipe : “pause café” en Visio, blind tests…
Demander un feedback aux équipes
La communication doit s'établir dans les deux sens. Créez des moments d'échanges où vos collaborateurs pourront vous faire des retours sur ce qui va et ne va pas dans l’organisation actuelle. Essayez de réfléchir et trouver des solutions ensemble. Impliquer votre équipe dans le processus de décision permettra de plus facilement faire accepter les changements et nouveautés.
Notre conseil :
Montrez-vous disponible et accessible pour eux, qu’ils n’hésitent pas à venir vous voir en cas de problème.
Attention à ne pas tomber dans les pièges du management à distance
Ne pas contrôler toutes leurs actions
A distance, on peut vite être tenté de vérifier en permanence ce que font nos collaborateurs. Envoyer des messages de contrôle, demander des validations, appeler tous les jours pour savoir ce qui a été fait ou encore vérifier s’ils sont bien connectés et demander des comptes ne sont pas les meilleures choses à faire.
Notre conseil :
Installez un climat de confiance et laissez travailler vos collaborateurs.
Ne pas empiéter sur leur vie personnelle
Le télétravail peut, pour certains, brouiller les frontières entre vie professionnelle et vie personnelle, évitez donc de passer cette frontière. Mettez des règles comme par exemple, ne pas envoyer de messages avant 9h ni après 18h. Demandez aux équipes de ne pas se connecter le week-end ou pendant leurs congés. Laissez le temps aux équipes de faire des pauses dans la journée même s’ils sont chez eux. Garantir un bon équilibre de vie permettra à vos collaborateurs de bien vivre le télétravail.
Notre conseil :
Mettez des limites pour préserver la vie personnelle de vos collègues.
Dans votre nouvelle organisation, vous avez besoin de recruter des profils à distance ? Cooptalis vous aide à recruter, déplacer et former rapidement vos Talents. Contactez-nous !
par Valentine Carton
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