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La crise sanitaire du Covid-19 a bousculé nos habitudes de travail, notre façon de communiquer, de recruter et de se faire recruter. A l’heure du confinement, il a vite fallu adopter de nouveaux outils digitaux pour pallier la situation et ainsi continuer de maintenir le lien. Plateformes collaboratives, outils digitaux et logiciels se sont multipliés en entreprise et plus particulièrement dans le monde des RH mais quels sont leurs enjeux et quels avantages à les adopter ?
Vers la digitalisation des processus RH
Au regard du tournant digital qui s’empare du monde du travail, beaucoup d’entreprises ont fait le choix d’automatiser certaines de leurs actions quotidiennes. Cette nouvelle ambition amène les équipes à s’interroger sur la rentabilité de leurs tâches, leurs processus internes et donc leurs compétences à appliquer ces nouveaux outils au quotidien. Cette révolution numérique, également impulsée par les candidats dans leurs recherches, touche le monde des Ressources Humaines.
Quels enjeux ?
Booster la performance à la fois des missions et de l’entreprise, établir de nouveaux processus internes, améliorer le quotidien de ses collaborateurs, proposer de nouveaux services, fidéliser et accompagner ses candidats et clients, partenaires et collaborateurs, faciliter la vie d’agence, faciliter les missions de chaque collaborateur… Cette transition digitale se doit d’être bien menée tant les enjeux sont nombreux !
Une fois les objectifs bien définis, il faut passer à l’action et à la mise en place de la transition. Cette transformation numérique devient un véritable challenge pour les équipes qui doivent s’adapter, se former, former leurs collaborateurs et accompagner leurs clients dans leur transformation.
Les services des Ressources Humaines peuvent, par exemple, adopter un SIRH, Système d'Information Ressources Humaines. Cet outil regroupe plusieurs logiciels qui permettent la gestion et l’automatisation des processus et missions dans le domaine.
Dématérialisation et automatisation
Dématérialisation : accessibilité, flexibilité et sécurité
L’objectif : réduire les supports papiers et matériels pour les transformer au format numérique. La dématérialisation offre à vos équipes une meilleure organisation, une conservation légale et la sécurisation de toutes vos données.
Vos équipes RH optent pour la dématérialisation des fiches de paie, factures, demandes d’absence et de congés et autres démarches internes grâce à leur ERP (Enterprise Resource Planning). Il s’agit d’un système de gestion qui vous permet de piloter et d’interconnecter vos différents services au sein de votre entreprise. Il apporte souplesse et agilité à vos équipes en standardisant l’ensemble de vos processus opérationnels au sein de votre entreprise.
Automatisation : gain de temps et efficacité
L’automatisation consiste à s’appuyer sur des logiciels pour exécuter et gérer différentes tâches répétitives et missions du quotidien. A la clé, réduction des intermédiaires et gains de temps permettent à vos collaborateurs de se concentrer sur leur véritable valeur ajoutée.
Du côté des Ressources Humaines et grâce à l’adoption d’un SIRH, certaines missions deviennent 100% digitales comme la gestion de la paie, le recrutement avec le tri de candidatures, les formations ou encore le suivi de l’évolution des carrières etc. Pour les services de recrutement, le recours à la digitalisation implique beaucoup de données. Ces quantités d’information, de CV, candidatures et offres sont nombreuses et ne demandent qu’à être triées pour être ensuite exploitées.
Le recours à l’automatisation peut apporter un gain de temps précieux aux équipes notamment grâce aux algorithmes présents dans ces nouveaux outils. Cette technologie vise à gérer intelligemment vos nombreux flux d’informations préalablement récoltés. Complètement personnalisables, ces derniers permettent de classifier vos données selon les différents critères de vos choix.
Une transition digitale gagnante ?
Le premier avantage d’une telle transformation digitale au sein de votre entreprise est bien sûr le gain de temps. Dans une équipe RH par exemple, le DRH et ses collaborateurs se focaliseront davantage sur des missions plus complexes et délégueront des missions plus chronophages (gestion des demandes de congés, rappel de visite médicale, relance de formation etc). L’autonomie de vos collaborateurs sera également soulignée.
Cette transformation numérique implique une période d’adaptation. Pour permettre à chacun de se familiariser et prendre en main ces nouveaux outils, il vous faudra alors les mettre en place à travers d'éventuelles formations. Vous offrirez alors à vos collaborateurs la possibilité d’acquérir de nouveaux réflexes et compétences au sein de votre entreprise.
Grâce à la digitalisation de vos processus, vos effectifs deviennent plus agiles, davantage autonomes ce qui se ressent sur la productivité globale de votre entreprise.
47 %
des DRH considèrent que la modernisation, la digitalisation et la transformation RH
est une priorité.*
Le digital pour renforcer vos liens
En plus des fonctionnalités innovantes et avantages obtenus grâce à la digitalisation de vos procédures, vous allez pouvoir renforcer la communication avec chacune de vos cibles. L’adoption d’une plateforme collaborative booste votre réactivité et accélère vos échanges internes et externes (messagerie instantanée, système de ticket etc).
Vos dashbord vous aident à garder un œil sur l’ensemble de vos process, dossiers et procédures. En matière de recrutement, une interface dédiée, habilement sélectionnée, vous permet de suivre en temps réel le statut d’un candidat en cours de recrutement, de gérer son recrutement ou encore sa mobilité, mais aussi de conserver un lien avec lui à distance.
Softalis : la suite logicielle Cooptalis
Partant du désir de digitalisation de nos clients, nous avons créé Softalis, notre suite logicielle et plateforme de mise en relation en temps réel de nos talents avec nos clients, experts et partenaires.
Softalis offre un gain de temps notable, une grande fiabilité et une fluidité dans toutes vos procédures.
Vous êtes intéressés ? Contactez-nous !
* (Gras Savoye Willis Towers Watson, avril 2020)
https://www.journaldunet.com/management/ressources-humaines/1496369-les-drh-au-coeur-de-la-digitalisation-des-entreprises/
par Julie Leprohon
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